Ultima atualização: 19 de fevereiro de 2022
Introdução
Acerca
Este documento define as condições de participação no Festival Umundu Lx 2022 enquanto promotor de eventos individual ou coletivo (organizações, movimentos, fóruns, ou outros coletivos) que queira contribuir com um, ou mais eventos para o programa do Festival. Descreve ainda os direitos e deveres dos promotores e da equipa de organização do festival.
Com a submissão de uma proposta para um ou mais eventos, a organização proponente aceita as condições aqui apresentadas.
O formulário para submissão de propostas está aqui.
Atualizações
Este documento será atualizado sempre que necessário. Todos os proponentes de eventos que tenham aceitado o seu conteúdo, na sequência da submissão de uma proposta de evento, serão informados de eventuais alterações por correio eletrónico, para poderem dar o seu consentimento.
Propostas para modificações
O conteúdo deste documento foi criado de boa-fé e baseado na experiência coletiva da equipa de organização. Reconhecendo que haverá sempre espaço para melhorias, agradecemos, desde já, críticas construtivas que nos possam ajudar a melhorar as condições de participação. Comentários poderão ser enviados para geral@umundu.pt
Realização de um ou mais eventos
Quem pode participar
Associações, organizações formais e coletivos informais, bem como pessoas individuais que aceitem e cumpram os seguintes pontos podem contribuir para o programa do festival:
- Os princípios básicos da iniciativa são respeitados;
- A proposta incide sobre a temática do festival;
- É desejável que proponentes tenham conhecimento prévio sobre a temática proposta, dedicando-se a ela num contexto de investigação, educação, divulgação, implementação ou ativismo;
- As propostas apresentadas devem ter um contexto que se fundamente em evidências comprováveis, excluindo-se, à partida, propostas que possam ser consideradas especulativas;
- Não poderá haver interesses económicos na participação, excetuando a participação de comerciantes no MercadUmundu.
Tipo de eventos
Os formatos típicos de eventos do festival serão: palestras, conversas, projeções de filmes, oficinas, visitas guiadas, passeios, exposições, feira/mercado, eventos musicais, movimento e expressão corporal, não existindo, a priori, uma limitação em relação ao formato dos eventos propostos.
Incentiva-se a combinação de mais de um formato por evento, como, por exemplo, “palestra + projeção de filme ou projeção de filme + conversa”, fomentando a participação e a interatividade.
Número de eventos
Cada proponente pode propor mais do que um evento. No entanto, para garantir um programa compacto e de qualidade, sugerimos aos promotores que sejam criteriosos em relação aos eventos propostos e que, quando possível, considerem a colaboração ou parceria com outros coletivos, para incentivar a criação de redes e sinergias.
Sempre que a equipa organizadora entender que possa existir uma sobreposição desnecessária entre propostas, tentará coordenar os respetivos eventos, sempre em diálogo com todos os parceiros envolvidos.
Data de realização
As datas dos eventos propostos deverão coincidir com o período do festival.
De preferência a temática dos eventos deve acompanhar a programação do festival e os respetivos temas em foco definidos para cada dia.
Só com algumas exceções justificadas poderão acontecer eventos fora deste período, como, por exemplo, a estreia oficial de um filme ou uma saída de campo.
É desejável que as propostas contemplem mais do que uma possibilidade de horário para facilitar o seu enquadramento no programa do festival e reduzir as sobreposições. Todas as datas e horários propostos são preferenciais. No entanto, a equipa de organização poderá tentar redistribuir os eventos pelos vários dias do festival para melhorar a organização, garantindo a sua ligação com a temática e, no caso de eventos presenciais, a localização adequada ao número de pessoas esperadas, sempre em coordenação com os respetivos promotores.
Preparação
Os promotores dos eventos são responsáveis pela sua realização, preparando os aspetos necessários, incluindo, por exemplo, a organização do espaço, a escolha de oradores e/ou filmes, ou a preparação de material informativo. No caso dos eventos online, o promotor escolhe e gere a plataforma de vídeo-conferência que pretende utilizar na realização do evento.
No caso de eventos presenciais, devem ser respeitadas as regras de prevenção da transmissão de covid-19 eventualmente ainda em vigor, cumprindo os respetivos planos de contingência da Direção-Geral de Saúde e do próprio Festival.
Orçamento
Os promotores assumem os custos decorrentes da realização dos eventos por eles propostos, podendo, no entanto, recorrer a pedidos de apoio por parte da organização do Festival.
O orçamento de apoio à realização de eventos por parte da equipa de organização é bastante limitado, assegurando, em primeiro lugar as necessidades essenciais para a realização do Festival. No entanto, quando justificado, a equipa de organização poderá apoiar a realização de um determinado evento, co-financiando despesas como:
- Direitos de filmes.
- Custos de viagem de oradores.
Custos de participação para o público
O festival é de acesso gratuito.
A participação não pode ter custos para a assistência, havendo apenas exceções permitidas no caso de projeção de filmes em cinemas. Os materiais utilizados em oficinas também poderão dar lugar à participação financeira dos participantes para cobrir as despesas necessárias.
Nenhum evento do festival deverá ter um carácter comercial.
Responsabilidades da equipa de organização
O compromisso
A equipa de organização compromete-se a promover as condições necessárias para a realização do Festival, para que possa servir de plataforma aberta e acomodar os eventos propostos pelos promotores, zelando pela sua qualidade e da organização geral. Responsabiliza-se ainda pela divulgação do Festival no seu todo, havendo também lugar à divulgação por parte dos promotores.
A equipa de organização é composta por voluntários que desempenham todas as tarefas associadas no seu tempo livre. A cultura do nosso funcionamento assenta nas seguintes premissas:
- Ser transparente nos atos e nas informações e manter uma cultura de diálogo;
- Analisar todas as propostas de forma isenta e conforme as regras estabelecidas;
- Comunicar quaisquer alterações necessárias imediatamente aos promotores das propostas para encontrar um compromisso que sirva a todos.
Direitos reservados
- Propor adaptações das propostas submetidas para as enquadrar melhor na temática do Festival ou evitar sobreposição de temas;
- Recusar propostas que violam os princípios do festival;
- Recusar propostas que não assentam na evidência científica ou possam disseminar teorias de conspiração;
- Cancelar a realização do festival por razões de força maior, devidamente justificadas, nomeadamente catástrofes e calamidades que possam pôr em risco os visitantes.
Limitações gerais de responsabilidade
Apesar do compromisso de tentar assegurar um nível elevado em relação à qualidade dos eventos e à sua compatibilidade com as regras do festival, a equipa de organização não se responsabiliza pelo teor e as contribuições dos diferentes promotores.
Informação sobre proteção de dados pessoais
A equipa de organização respeita integralmente as regras relativas à proteção de dados pessoais, usando os dados recolhidos exclusivamente para as finalidades abaixo descritas e pelo período indispensável para o efeito e tomando todas as precauções relativas a segurança dos dados recolhidos, nomeadamente, limitando os acessos apenas a pessoas devidamente autorizadas.
A equipa de organização necessita de recolher alguns dados pessoais com vista a proceder à organização do Festival Umundu Lx.
Assim, nos termos do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), aprovado pelo Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, informa-se ainda o seguinte:
a) A Associação Umundu Portugal – Promoção e Realização de Eventos Culturais e Ambientais (em breve Associação Umundu) é a entidade responsável pelo tratamento de dados, como definido no RGPD. As comunicações para o exercício dos direitos atribuídos pela legislação relativa à proteção de dados pessoais devem ser dirigidas à associação utilizando o email geral@umundu.pt
b) Os dados são acedidos exclusivamente pelos membros da equipa de organização após a assinatura de uma declaração de confidencialidade. Não haverá nenhuma transmissão para outras entidades.
c) Os dados recolhidos são conservados pelo prazo de 5 anos, a contar desde a data da submissão das propostas dos eventos, findo o qual são apagados, sem prejuízo de conservação por prazo diferente em caso de litígio ou por imposição legal. A presente declaração será conservada enquanto A Associação Umundu tratar os dados pessoais do titular em causa.
d) O fornecimento dos dados é obrigatório, sendo imprescindível para contactar os parceiros dos eventos, pelo que a sua não disponibilização tem como consequência a não inclusão do evento na nossa programação.
e) Os dados recolhidos não são usados para nenhuma outra finalidade que a da participação dos promotores no programa do Festival.
f) O titular, relativamente aos dados pessoais que lhe digam respeito, tem os seguintes direitos:
i. A exercer perante a Associação Umundu: direito de informação; direito de acesso; direito de retificação dos dados inexatos; direito ao apagamento; direito à limitação do tratamento; direito de portabilidade dos dados; direito de oposição ao tratamento; direito a não ficar sujeito a decisões exclusivamente automatizadas, incluindo a definição de perfis; nas situações de consentimento, direito de retirar consentimento em qualquer altura, sem comprometer a licitude do tratamento efetuado com base no consentimento previamente dado.
ii. A exercer perante a autoridade de controlo (nomeadamente, Comissão Nacional de Proteção de Dados): direito de apresentar reclamação.
iii. A exercer perante as instâncias jurisdicionais competentes: direito a ação judicial e a indemnização no caso de violação dos seus direitos.